Contratar su primer empleado en Costa Rica: qué necesita
Lo que una pyme debe hacer al contratar: inscripción patronal en la CCSS, póliza del INS, contrato, costo real del puesto y la planilla del primer mes.
Antes de la primera contratación
Contratar a la primera persona convierte a un negocio en patrono, con obligaciones que empiezan el primer día de trabajo. Hacerlo en orden desde el inicio cuesta mucho menos que corregirlo después, cuando ya hay cuotas atrasadas o una relación sin documentar.
Los pasos obligatorios
Estos son los pasos que no se pueden saltar:
- Inscribirse como patrono ante la CCSS.
- Contratar la póliza de riesgos del trabajo del INS antes de que la persona empiece.
- Firmar un contrato con fecha de ingreso, puesto, jornada y salario.
- Reportar a la persona en la planilla de la CCSS con su salario real desde el primer mes.
Cuánto le cuesta de verdad el puesto
El salario ofrecido no es el costo. Sobre él, el patrono paga alrededor del 26,83 % en cargas sociales, y cada mes gana obligaciones que se pagan después: un doceavo de aguinaldo y los días de vacaciones. Con un salario de ₡650.000, el costo real ronda ₡900.549 al mes, y la persona recibe ₡579.605 en la mano. Calcule su caso en la calculadora de costo de un colaborador antes de hacer la oferta.
El salario mínimo
Ningún salario puede estar por debajo del mínimo que fija el Ministerio de Trabajo para el puesto, que se actualiza cada año. Revise la categoría que corresponde a las funciones reales de la persona, no al nombre del puesto.
El primer mes, paso a paso
Una vez contratada la persona, el primer mes marca la costumbre de toda la relación:
- El día de ingreso: registre la fecha, el puesto, la jornada y el salario en su expediente.
- Al cerrar el mes: calcule el salario del periodo, el rebajo obrero de la CCSS y la renta si corresponde.
- Reporte la planilla a la CCSS con el salario real y pague las cargas del patrono a tiempo.
- Aparte la doceava parte del aguinaldo y registre el día de vacaciones que la persona ganó.
- Guarde el comprobante de pago: es su respaldo ante cualquier consulta.
Periodo de prueba
Los primeros tres meses de una relación por tiempo indefinido son de prueba: durante ese tiempo cualquiera de las partes puede terminarla sin responsabilidad. Aun así, la persona está cubierta por la CCSS y la póliza del INS desde el primer día, gana aguinaldo y vacaciones proporcionales, y todo lo pagado cuenta para su antigüedad si se queda.
Lo que conviene tener desde el primer día
Tres cosas le ahorran problemas durante toda la relación:
- Un expediente con la fecha de ingreso y cada salario con su fecha de vigencia.
- Un registro de las vacaciones que la persona toma.
- Los comprobantes de cada pago de planilla, guardados en un solo lugar.
Empiece ordenado
TeamFlow lleva el expediente, la planilla, las cargas, el aguinaldo y las vacaciones desde la primera persona, y crece con su equipo. Si ya tiene colaboradores, el diagnóstico laboral le muestra qué ordenar primero.