El expediente de cada persona, completo, ordenado y con historial.

Por qué el expediente es lo primero

Cada cálculo laboral depende de un dato del expediente: la fecha de ingreso decide las vacaciones y la cesantía, los salarios de los últimos meses deciden el promedio de una liquidación, la jornada decide qué es hora extra. Cuando esos datos están en carpetas, correos y la memoria de alguien, cada cálculo es una reconstrucción. En TeamFlow el expediente es uno solo y todo lo demás —la planilla, las vacaciones, las liquidaciones— se calcula a partir de él.

Qué guarda el expediente

• Identificación: tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, nacionalidad y dirección.
• Contacto de emergencia y notas internas.
• Cuenta bancaria IBAN validada, que la propia persona registra desde su portal y la empresa confirma antes del depósito.
• Salarios con la fecha desde la que rige cada uno: el historial completo, no solo el actual.
• Forma de pago (mensual, por día o por hora), jornada (diurna, mixta o nocturna) y categoría de salario mínimo.
• Hijos y cónyuge declarados para los créditos del impuesto sobre la renta.
• Saldo y movimientos de vacaciones, y la liquidación cuando la relación termina.

Cuando cambia un salario, no se sobrescribe: se agrega uno nuevo con su fecha. Así una planilla de hace seis meses se puede revisar con el salario que regía entonces, y el promedio de una liquidación usa los salarios reales del periodo.

Documentos con estado y vencimiento

TeamFlow no es una carpeta donde se tiran archivos. Cada documento se pide, se recibe y se verifica, o se devuelve si no sirve. Puede tener fecha límite de entrega y fecha de vencimiento, para saber qué está pendiente y qué venció. Los tipos frecuentes vienen listos —cédula, contrato firmado, inscripción en la CCSS, título— y puede agregar otros.

1. 1La empresa pide un documento a la persona, con fecha límite si hace falta.
2. 2La persona lo sube desde su portal: PDF o imagen, hasta 10 MB.
3. 3Alguien de la empresa lo revisa y lo marca como verificado, o lo devuelve con el motivo.
4. 4Si el documento vence, TeamFlow lo muestra como vencido para pedirlo de nuevo.

Los archivos se guardan en almacenamiento privado: solo los ven la empresa y la persona a la que pertenecen.

Cada cambio, con fecha y autor

Todo lo que pasa en TeamFlow queda en un registro de actividad que la aplicación no puede alterar: quién cambió un salario, quién aprobó unas vacaciones, quién cerró una planilla, quién registró una baja. Ese registro se escribe en la misma operación que el cambio, así que no hay cambios sin rastro. Ante una consulta del Ministerio de Trabajo o un reclamo, el historial cuenta lo que pasó sin depender de nadie.

El acceso también está ordenado. Cada persona de su empresa entra con un rol —dueño, recursos humanos, planilla, supervisor, contabilidad (solo lectura) o solo lectura— y cada colaborador ve únicamente lo suyo. Si necesita ayuda del equipo de Arizmi, el soporte entra en modo de solo lectura, y cualquier cambio requiere un permiso temporal que usted aprueba.

Cómo se carga al empezar

Las personas se cargan una por una en TeamFlow, o nos envía la lista de su equipo y lo hacemos juntos durante la activación. Hoy no hay importación automática desde Excel; por eso acompañamos la carga, que en una pyme suele tomar una sesión. Desde ese día, el expediente se mantiene solo con el uso diario.

TeamFlow no define hoy una política automática de conservación o borrado de documentos; la empresa decide qué conservar.

Preguntas frecuentes